6 Strategi Mengatur Waktu dan Anggaran untuk Event Kantor, Begini Caranya..

PALEMBANG- Setiap perusahaan pasti ingin acara internalnya berjalan sukses dan berkesan.

Namun, di balik kemeriahan sebuah event, ada proses panjang yang membutuhkan perencanaan matang. Dari menentukan konsep hingga mengatur biaya, semua harus dilakukan dengan efisien.

Bahkan detail kecil seperti biaya jasa mc pun bisa memengaruhi total pengeluaran jika tidak direncanakan sejak awal.

Menentukan Tujuan Event dengan Jelas

Langkah pertama adalah memahami tujuan acara. Apakah event tersebut untuk memperkuat kebersamaan antar karyawan, memperkenalkan produk baru, atau memberikan apresiasi kepada tim.

BACA JUGA:Pemekaran Wilayah Jawa Barat: Wacana Pembentukan Tiga Kabupaten Baru Pisah Dari Bogor Kembali Mencuat

Dengan mengetahui tujuannya, kamu bisa menentukan arah kegiatan, skala acara, dan jenis hiburan yang sesuai. Event yang jelas tujuannya cenderung lebih terarah dan efektif dalam penggunaannya, baik waktu maupun biaya.

Membuat Timeline yang Realistis

Kesalahan yang sering terjadi dalam penyelenggaraan acara kantor adalah waktu persiapan yang terlalu mepet. Padahal, semakin sedikit waktu yang tersedia, semakin besar risiko terjadinya kesalahan.

Buat timeline terperinci sejak awal. Mulai dari tahap perencanaan, koordinasi dengan vendor, hingga gladi resik. Dengan jadwal yang jelas, semua pihak bisa bekerja sesuai tenggat waktu tanpa tergesa-gesa.

Jangan lupa juga menambahkan waktu cadangan untuk mengantisipasi perubahan mendadak seperti pergantian lokasi atau perubahan rundown.

BACA JUGA:Pemkab Ogan Ilir Siap Bersinergi dengan Himpera Sumsel Dukung Program 3 Juta Rumah Rakyat Presiden Prabowo

Mengatur Anggaran Secara Efisien

Setelah konsep dan jadwal siap, langkah berikutnya adalah menyusun anggaran. Catat semua kebutuhan mulai dari perlengkapan panggung, konsumsi, dekorasi, hingga entertainment.

Gunakan sistem prioritas agar pengeluaran tidak membengkak. Misalnya, untuk acara internal, fokus pada pengalaman peserta dan suasana yang menyenangkan. Untuk acara eksternal seperti peluncuran produk, anggaran bisa lebih banyak dialokasikan pada aspek branding dan visual.

Hal-hal seperti transportasi kru, dokumentasi, hingga biaya jasa mc juga perlu dicatat dengan detail agar tidak ada kejutan di akhir persiapan.

Komunikasi dengan Vendor Adalah Kunci

Vendor adalah mitra penting dalam keberhasilan event. Pastikan kamu berkomunikasi dengan jelas mengenai jadwal, kebutuhan teknis, dan ekspektasi hasil.

Sumber: