Arsip Jangan Dianggap Sepele
MUARA ENIM,PALPOS.ID - Dalam kegiatan pembukaan Sosialisasi Kearsipan bagi Pengelola Kearsipan Organisasi Masyarakat, Partai Politik, Desa dan Kelurahan di Kabupaten Muara Enim Tahun 2023, Pemkab Muara Enim melaunching Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) di Hotel Griya Serasan Sekundang Muara Enim, Senin (31/7).
Kegiatan tersebut dihadiri Asisten Pemerintahan Drs H Emran Thabrani MSi didampingi Kadin Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Muara Enim Panca Surya Diharta, Forkopimda, OPD terkait dan 80 Perseta dari Ormas, Parpol, Desa/Kelurahan di Kabupaten Muara Enim.
Emran mengatakan bahwa Kearsipan diatur dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Perka ANRI Nomor 7 Tahun 2001 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip.
Dikatakan Emran, kegiatan launching gerakan nasional sadar tertib arsip ini sebagai upaya dalam memperbaiki sistem kearsipan di seluruh OPD dalam lingkungan Pemkab Muara Enim. BACA JUGA:Herman Deru Bantu Satu Unit Mobil Ambulance Sebab saat ini, masih ada OPD yang belum tertib arsip dan masih menyimpan arsip sembarang seperti dikarungi dan ditumpuk sehingga semrawut dan berdebu. Padahal arsip tersebut baru bisa dihanguskan jika lebih dari 10 tahun. Kedepan diharapkan dengan dorongan seluruh OPD nilai kearsipan dapat menjadi lebih baik di masa yang akan datang. Pada saat ini, lanjut Emran, masih banyak orang yang tidak tahu tentang seluk beluk kearsipan, bahkan oleh mereka yang sehari-hari berkecimpung di dunia kearsipan belum memahami apa itu arsip. BACA JUGA:Kepulangan 354 Jemaah Haji Disambut Bahagia dan Haru Banyak di antara mereka yang menganggap arsip adalah sekumpulan/ tumpukan kertas berdebu tanpa guna.
Padahal, setiap orang sesungguhnya dalam kehidupan dari semenjak lahir sampai meninggal dunia akan bersinggungan dengan arsip. Dari kelahiran, harus punya akta kelahiran dan ketika meninggal pun harus memiliki surat kematian untuk memenuhi administrasi perdata sebagai warga negara. BACA JUGA:Pengamanan Barang Milik Daerah, Dilakukan oleh Pengelola Barang
Tidak jarang orang berpekara dan harus ke pengadilan gara-gara arsip yang hilang/ tidak ada bukti-bukti dokumen, bahkan hasil penilaian atau pemeriksaan administrasi/ keuangan sebuah instansi/ lembaga menjadi tidak akuntabel dengan hasil kurang baik gara-gara arsip yang tidak lengkap/ tidak ada.
Fungsi arsip yang baik adalah jika seluruh yang dilakukan seperti dalam hal jual beli/ kontrak kerja harus ada arsipnya. Seluruh aktifitas baik aktifitas biasa apalagi jika sifatnya transaksi harus ada arsipnya. Suatu saat jika ada gugat menggugat, maka salah satu yang membuktikan adalah arsip. BACA JUGA:KPU dan Bawaslu Klarifikasi Dokumen Dua Bacaleg Golkar Begitu juga audit keuangan terkait aset maupun bukti-bukti kegiatan proses pembangunan tidak terlepas dari arsip dalam bentuk dokumen.
Sebab, kata dia, arsip bisa menjadi bukti autentik, dan bisa juga menjadi gambaran baik tidaknya tata kelola sebuah organisasi, termasuk tata kelola instansi pemerintahan.Ada beberapa jenis arsip, sambung Emran, yakni arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/ perkantoran sehari-hari. BACA JUGA:Pastikan Hanya Kegiatan Kesenian dan Kebudayaan
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Poin 3 sampai dengan 7, dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip, yaitu arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Lalu, Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus. Kemudian, Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. BACA JUGA:Jaga Sejarah Bedirinya Desa Tanjung Raman "Saya minta setiap OPD yang kearsipannya belum dikelola dengan baik untuk segera dikelola dengan baik, bila perlu anggarkan apa-apa yang diperlukan sehingga dokumen tersimpan dan tertata dengan baik, dan ketika diperlukan kapan saja dibutuhkan akan cepat," pungkasnya.*